Organizzare un evento, che sia culturale, aziendale, musicale o sportivo, richiede una comunicazione chiara, coerente e strategica. Tra gli strumenti fondamentali per ottenere visibilità e coinvolgere giornalisti, blogger e influencer c’è il press kit, ovvero il “pacchetto stampa” che raccoglie tutte le informazioni essenziali sull’evento. Redigere un press kit efficace può fare la differenza tra un evento ignorato e uno ben raccontato dai media. Ma cosa deve contenere esattamente un press kit? Come strutturarlo per catturare l’attenzione della stampa?
Cos’è un press kit per eventi
Il press kit è un documento o un insieme di materiali (digitali o cartacei) che ha lo scopo di fornire ai media tutte le informazioni necessarie per comprendere, raccontare e promuovere un evento. Può essere inviato prima dell’evento, per stimolare la copertura anticipata, oppure distribuito sul posto, per agevolare il lavoro di giornalisti e addetti stampa.
In genere, viene realizzato in formato PDF oppure pubblicato online in una cartella stampa digitale (Dropbox, Google Drive, link dedicato su sito web).
A cosa serve un press kit
Il press kit per eventi serve a:
- Fornire un quadro completo dell’evento in modo professionale
- Facilitare il lavoro dei giornalisti, che spesso hanno tempi ristretti
- Controllare il messaggio e garantire una comunicazione coerente
- Aumentare le probabilità di ottenere articoli, servizi TV o post social
- Offrire materiali visivi (foto, loghi, video) pronti all’uso
Cosa inserire in un press kit per eventi
Un press kit ben fatto deve essere chiaro, sintetico e ordinato. Ecco gli elementi fondamentali da includere:
Comunicato stampa principale
È il cuore del press kit. Deve raccontare chi organizza l’evento, cosa accade, dove, quando e perché è rilevante. Il tono deve essere giornalistico e professionale, con titoli accattivanti e informazioni chiare fin dall’inizio.
Informazioni sull’evento
Qui si può entrare più nel dettaglio, includendo:
- Programma completo
- Orari di apertura
- Biglietti o modalità di iscrizione
- Luogo e come arrivare
- Target di pubblico
Biografie di relatori, artisti o ospiti
Schede sintetiche con le informazioni rilevanti delle personalità coinvolte. Aiuta i media a costruire articoli più approfonditi.
Chi siamo / informazioni sull’organizzatore
Una breve sezione che racconta chi sta dietro all’evento: azienda, ente, associazione o agenzia. È utile per contestualizzare e dare autorevolezza.
Immagini ad alta risoluzione
Fornire almeno 3-5 immagini professionali:
- Logo dell’evento
- Locandina ufficiale
- Foto di edizioni precedenti o dei protagonisti
- Immagini del luogo o ambientazione
Le immagini devono essere ben nominate (es. “Evento2025_relatori.jpg”) e preferibilmente in formato JPG o PNG.
Contatti stampa
Nome, telefono, email e – se possibile – contatto diretto WhatsApp della persona responsabile dell’ufficio stampa o PR. È cruciale per facilitare le richieste last-minute.
Link utili e social media
Indica i canali ufficiali (sito web, Facebook, Instagram, YouTube, ecc.) e, se disponibili, link diretti per accreditarsi o scaricare materiali extra.
Consigli pratici per un press kit efficace
Sii sintetico: meglio 4 pagine efficaci che 20 pagine piene di testo.
Rendi tutto visivo: inserisci immagini, titoli chiari, schemi o icone.
Adatta il tono: un evento musicale richiede un tono diverso da una fiera B2B.
Pensa mobile: il press kit sarà spesso aperto da smartphone. Evita layout complicati.
Prepara un pacchetto ZIP: con comunicato, foto, logo e materiali grafici facilmente scaricabili.
Formati consigliati
- PDF interattivo con link cliccabili
- Cartella condivisa in cloud (Google Drive, Dropbox)
- Sezione “press area” sul sito ufficiale dell’evento
- QR code da esporre all’ingresso o sui materiali promozionali
Quando inviarlo
Il press kit dovrebbe essere pronto e distribuito almeno 2-3 settimane prima dell’evento. Nei giorni precedenti, è utile inviare un reminder accompagnato da un estratto del comunicato e un link al kit completo. Durante l’evento, può essere fornita una versione aggiornata con foto e dati a caldo.
Conclusione
Un press kit per eventi non è un semplice documento, ma uno strumento strategico di comunicazione. Realizzarlo con attenzione significa aumentare le possibilità di copertura da parte di media e influencer, migliorare l’immagine dell’evento e garantire una comunicazione chiara e professionale. Chi si occupa di PR, comunicazione o marketing non dovrebbe mai sottovalutare l’importanza: un buon press kit apre le porte della visibilità.
